1. Почему Битрикс24 и Jira?
1.1. Потому что заставляет структурировать мысли
1.2. Потому что она как документ — все ходы записываются
1.3. Потому что можно добавить к задаче остальных заинтересованных людей
1.4. Потому что можно приложить файлы и ссылки
1.5. А для срочных вопросов существует телефон
2. Перед отправкой ответа проверь задачу
2.1. Перед тем, как нажать кнопку "Завершить задачу", проверь, что есть ответ на каждый пункт задачи
2.2. Тогда постановщику потребуется тратить меньше времени на проверку
2.3. Тогда тебе не придется возвращаться к вроде бы сделанной задаче
2.4. И не придется отвечать за косяки, потому что ответ по задаче может уйти дальше по цепочке с твоими недоделками
3. Не успеваешь — сдвинь дедлайн
3.1. По тем задачам, которые не помещаются в план, надо заранее согласовывать более реальные сроки
3.2. Если следовать этому правилу, просроченных задач не будет
3.3. При слишком большой загрузке можно просто не принимать новые задачи
4. Назначенная задача — это задача в работе
4.1. Задача в Битрикс24 на электронную почту
4.1.1. Кому задача — Ответственному. Остальные Наблюдатели.
4.1.2. Если Соисполнителей в задаче много, за задачу не отвечает никто
4.2. Задача в Jire
4.3. Нет задачи — нет ответственного
4.3.1. Устно
4.3.1.1. И ответ "хорошо, сделаю" ничего не меняет!
4.3.2. По телефону
4.3.2.1. Возможное исключение: — Тебе нужно письмо по этому поводу? — Нет, я уже сам себе напоминалку кинул
4.3.3. Сообщение в Битрикс24 или скайп
4.3.4. Исключения возможны, но тогда все риски и вся ответственность полностью на постановщике задачи. На 100%. И не говорите, что вас не предупреждали.
5. На чьей стороне мяч
5.1. Получил задачу — стал ответственным по задаче
5.2. Постановщик знает: задача на твоей стороне — и ждет от вас ответа
5.3. Не можешь сделать — отпишись и верни задачу
5.4. Не успеваешь — сдвинь дедлайн (заранее)
5.5. Итого: на каждую задачу должен быть ответ
5.6. Постановщик рассчитывает на ответственное отношение к задачам
5.7. Это как игра в футбол - пока мяч (задача) у тебя, ты за него отвечаешь. И надо обязательно либо вернуть мяч назад, либо передать пас кому-то ещё.
5.8. Считается хорошим тоном и к тому же понижает риски ошибок прописывать все ожидания в явном виде. Например:
5.8.1. «Жду ответ.»
5.8.2. «Если не сможешь сделать завтра же, пожалуйста, отпишись.»
5.8.3. «Посмотрим, что мы можем сделать. Пусть пока эта задачка повисит на мне.»
5.8.4. «Это всё, что мы могли вытащить из твоих бекапов. Если не то — напиши снова, но шансы будут маленькими.»
5.8.5. «Вопрос снят. Спасибо.»
5.8.6. «Можешь не отвечать — это всё просто к сведению.»