Was ist eine Knowledge Map?
Eine Knowledge Map (auch Wissenslandkarte genannt) ist eine visuelle Darstellung, die zeigt, wo Expertise, Dokumente und institutionelles Wissen innerhalb einer Organisation liegen. Im Gegensatz zu einer einfachen Datenbanksuche ermöglicht Knowledge Mapping den Teammitgliedern, über Kontext statt über Stichwörter zur richtigen Ressource zu navigieren.
Relevantes von Irrelevantem trennen: So bleibt Ihre Knowledge Map nützlich
Eine gute Knowledge Map lebt davon, dass nur relevante Inhalte einfließen. Dafür braucht es eine klare Definition: Was zählt als Wissensressource und was nicht?
Eine hilfreiche Definition stammt von Davenport und Prusak: „Wissen ist eine hochwertige Form von Information, die bereit ist, auf Entscheidungen und Handlungen angewendet zu werden, [und dass] Wissen aus Informationen abgeleitet wird, so wie Informationen aus Daten abgeleitet werden."
Laut Gabler Wirtschaftslexikon verbessern Organisationen mit strukturiertem Wissensmanagement nachweislich ihre Entscheidungsgeschwindigkeit.
Das ist entscheidend, denn Wissensplattformen scheitern häufig an Informationsüberfluss. Wenn zu viel hineingepackt wird, finden Teammitglieder die wirklich wichtigen Inhalte nicht mehr.
Hier wird das Konzept der „Wissensressource" wichtig.
Wissensressourcen sind die kleinsten Einheiten von Wissen, sozusagen Atome. Sie sind konkret und direkt nutzbar. Über 90 % davon entstehen ganz natürlich im normalen Arbeitsalltag des Teams.
Wenn Ihr Team bereits verschiedene Arten von Mindmaps nutzt, folgt eine Wissenslandkarte derselben visuellen Logik, konzentriert sich jedoch darauf, wo Expertise liegt.
Ressourcen sollten klein und umsetzbar sein. Diese Atome werden dann zur Knowledge Map hinzugefügt, damit Teammitglieder sie jederzeit finden und für ihre Projekte nutzen können.
Knowledge Map navigieren statt Dateien durchsuchen
In jedem Meeting und Workshop über Wissensmanagement kommt immer wieder dieselbe Frage: „Sollten wir nicht ein Suchfeld haben?"
Wir sind es so gewohnt, nach Informationen zu suchen, dass es überrascht, wenn von der Suche nach Wissen abgeraten wird. Aber Wissen sollte man gezielt abrufen, nicht mühsam suchen.
Bei einer klassischen Suche finden wir bestenfalls genau das, wonach wir gesucht haben. Beim Navigieren einer Knowledge Map entdecken wir zusätzlich Inhalte, von denen wir gar nicht wussten, dass sie existieren.
Wir gewinnen auch schnell ein Verständnis dafür, was wir als Gruppe wissen, was uns zur Verfügung steht und was wir gerne zur Verfügung hätten, aber noch nicht besitzen.
Wer kennt es nicht: Eine Datenbanksuche liefert 20 Treffer mit ähnlichen Titeln, und man öffnet eine Datei nach der anderen. Navigieren geht schneller als Suchen.
Kollektive Intelligenz für jedes Teammitglied zugänglich machen
Knowledge Maps machen die kollektive Intelligenz einer Organisation greifbar. Wenn Wissensressourcen in einer Knowledge Map strukturiert sind, kann jede:r im Team schnell auf das gesammelte Know-how zugreifen.
Wie Haufe Wissensmanagement beschreibt, profitieren verteilte Teams besonders von strukturiertem Wissenszugang.
Dieselbe visuelle Struktur funktioniert auch für analytische Workflows wie eine Kraftfeldanalyse.
Knowledge Maps sind äußerst intuitiv und bieten großartige Plattformen, um Wissensressourcen zu präsentieren. Teammitglieder navigieren durch die verschiedenen Zweige der Knowledge Map und gelangen so zu thematisch gruppierten Ressourcen. Da verschiedene Menschen unterschiedlich denken, lassen sich die meisten Inhalte über mehrere Pfade erreichen.
So erstellen Sie eine Knowledge Map in 7 Schritten
Stellen Sie sich ein Customer-Success-Team bei einem wachsenden SaaS-Unternehmen vor. Das Team hat sich im letzten Jahr verdoppelt, und neue Mitarbeiter:innen haben Schwierigkeiten, die Playbooks, Troubleshooting-Anleitungen und Kundennotizen zu finden, auf die erfahrene Kolleg:innen täglich zurückgreifen.
Das Team beschließt, eine Knowledge Map in MindMeister aufzubauen: Onboarding-Materialien, Produkt-FAQs, Eskalations-Workflows und kundenspezifische Erkenntnisse. Das Ziel ist es, jedem Teammitglied einen zentralen Ort zum Navigieren des kollektiven Wissens zu bieten.
Mit diesem Szenario im Hinterkopf folgt nun ein schrittweiser Prozess zur Erstellung einer Knowledge Map.
Schritt 1. Thema der Knowledge Map festlegen
Beim Kickoff-Meeting des Teams öffnen Sie eine neue Mindmap und benennen das zentrale Thema nach dem Wissensbereich, den Sie organisieren möchten.
Beginnen Sie mit den Hauptzweigen, die die wichtigsten Wissensdomänen des Teams repräsentieren: Onboarding-Playbooks, Produkt-Troubleshooting, Kundenkonten und Eskalationsverfahren.
Schritt 2. Erste Wissensbausteine vorbereiten
Sie können Ihrer Mindmap bereits Ressourcen hinzufügen, bevor der Inhalt existiert.
Im Kickoff-Meeting identifiziert das Team die Ergebnisse, die es voraussichtlich benötigen wird: eine Checkliste für neue Mitarbeiter:innen, ein Produkt-Demo-Skript und einen Plan für die ersten 30 Tage.
Das Team wird beispielsweise einen Produkt-Walkthrough für neue Mitarbeiter:innen brauchen.
Weitere Ressourcen, die das Team voraussichtlich benötigt:
Eine Vorlage für vierteljährliche Geschäftsüberprüfungen mit Kund:innen
Ein Eskalations-Flussdiagramm für kritische Support-Fälle
Eine Bibliothek von E-Mail-Vorlagen für häufige Kundenanfragen
Ein Wettbewerbsvergleich für den Umgang mit Einwänden
Schritt 3. Den ersten Wissensbaustein erfassen
Das Team hat eine Liste von Onboarding-Aufgaben aus früheren Zyklen sowie eine Sammlung von Produkt-FAQs aus Support-Tickets.
Die erste echte Aufgabe besteht darin, die Checkliste für neue Mitarbeiter:innen zu erstellen. Ein erfahrenes Teammitglied schreibt sie und stützt sich dabei auf die Erfahrung mit den letzten drei Einstellungen.
Das Team erstellt Wissensressourcen nicht zum Selbstzweck. Es arbeitet ganz normal weiter, und sobald etwas Wertvolles entsteht, wird es in der Mindmap festgehalten.
Das Team erstellt dann einen neuen Unterzweig für Materialien der ersten Woche. Dies veranschaulicht die Vielseitigkeit von Mindmapping beim Neuordnen von Wissen.
Schritt 4. Dokumente und Links verknüpfen
Jetzt, da die Checkliste einen Platz in der Mindmap hat, speichert das Team das Dokument in einem gemeinsamen Ordner und verlinkt es. MindMeister ermöglicht es, Links, Dateien und Notizen direkt an jedes Thema anzuhängen.
Kopieren Sie einfach den Freigabelink und fügen Sie ihn beim passenden Thema in Ihrer Mindmap ein.
Schritt 5. Inhalte an mehreren Stellen verlinken
Einige Ressourcen gehören nicht nur zu einer Domäne. Zum Beispiel erweist sich das Produktübersichts-Deck, das ursprünglich für Vertriebsdemos erstellt wurde, auch für das Customer-Success-Onboarding als unverzichtbar.
Durch das Verlinken derselben Ressource über mehrere Zweige hinweg spart das Team Zeit und stellt Konsistenz sicher.
Jedes Mal, wenn Sie eine Ressource erfassen, nehmen Sie sich ein paar Minuten Zeit, um darüber nachzudenken, in welchen anderen Bereichen der Mindmap sie erscheinen sollte.
Schritt 6. Wissensdomänen miteinander verknüpfen
Wenn die Knowledge Map wächst, beginnen verschiedene Teams, ihre eigenen Mindmaps zu erstellen. MindMeister ermöglicht die Verlinkung zwischen Mindmaps, sodass das Customer-Success-Team direkt auf die Feature-Dokumentation des Produktteams verweisen kann.
Das ist äußerst wertvoll, denn jedes Team profitiert von Wissen, das andere Teams bereits erfasst und organisiert haben.
Schritt 7. Wissen ortsunabhängig verfügbar machen
Für verteilte Teams ist der cloudbasierte Zugriff unverzichtbar. MindMeister ist vollständig cloudbasiert und für Echtzeit-Zusammenarbeit konzipiert.
Der Administrator kann das gesamte Team auf demselben Konto einrichten, sodass alle von überall aus auf die Knowledge Maps zugreifen und dazu beitragen können.
Für die Dateispeicherung verwenden Sie einen Cloud-Dienst wie Google Drive oder OneDrive. Erstellen Sie einen dedizierten Ordner für alle Wissensressourcen, auf die in der Mindmap verwiesen wird.
Wissenslandkarte pflegen, wenn sie wächst
Eine Knowledge Map, die niemand pflegt, veraltet schnell. Die folgenden Best Practices halten die Knowledge Map relevant und leicht navigierbar, während das Team und sein Wissen wachsen.
Inhalte nach Wissensdomänen ordnen
In jeder Organisation gibt es Hunderte von Wissensressourcen. Der wichtigste Tipp: Versuchen Sie nicht, alles in eine einzige Mindmap zu packen. Denken Sie stattdessen in Wissensdomänen und widmen Sie jeder Domäne eine eigene Mindmap.
Eine Domäne ist eine Gruppe von Ressourcen, die einen bestimmten Bereich teilen. Dabei kann ein einzelnes Asset in mehreren Domänen auftauchen. Im Beispiel oben hat der Bereich Kundenkonten seinen eigenen Zweig, daneben existieren Onboarding-Playbooks, Produkt-Troubleshooting und Eskalationsverfahren.
Einzelne Teammitglieder werden sich auf ein oder zwei Domänen spezialisieren und ein Gefühl der Verantwortung dafür entwickeln. Dieses Ownership ist entscheidend, denn Unternehmenskultur ist die größte Hürde für jede Wissensmanagement-Initiative.
Für Besucher:innen gestalten, nicht nur für Autor:innen
Jede:r in der Organisation kann auf die Knowledge Map zugreifen, um nützliche, umsetzbare Informationen zu finden. Gestalten Sie die Mindmap daher als Erlebnis für diese Besucher:innen.
Wenn eine Liste von Themen zu lang wird, gruppieren Sie die Einträge als Unterthemen. Gruppen von maximal sechs oder sieben Elementen fühlen sich beim Navigieren deutlich angenehmer an.
Wie ein Team ein Kundenangebot in 30 Minuten erstellte
Mit den oben beschriebenen Schritten und MindMeister zeigt das folgende Beispiel, wie sich eine gepflegte Knowledge Map im Arbeitsalltag auszahlt.
Alex, ein Teammitglied im Customer Success, erhält eine kurzfristige Anfrage: Ein wichtiger Kunde wünscht sich bis zum nächsten Morgen einen maßgeschneiderten Onboarding-Plan für seine wachsende Abteilung. Normalerweise hätte das stundenlanges Durchsuchen von E-Mail-Verläufen, freigegebenen Ordnern und Chat-Protokollen bedeutet.
Alex hatte den Onboarding-Prozess bereits in der Knowledge Map dokumentiert. Nach einer kurzen Analyse der Anfrage sagte Alex zu, am nächsten Morgen einen Vorschlag einzureichen.
Der Kunde wünschte sich gezielte Sessions für sein neues Team:
Einen Produkt-Walkthrough, zugeschnitten auf die Kundenkonfiguration
Best Practices für den spezifischen Anwendungsfall
Eine Troubleshooting-Referenz für die häufigsten Probleme
Alex musste ein poliertes Dokument mit diesen Bausteinen zusammenstellen und innerhalb von 24 Stunden einreichen.
Vorhandenes Wissen wiederverwenden statt neu erstellen
Bei den meisten Projekten wurden 80 % der Arbeit bereits früher geleistet. Der eigentliche Mehrwert entsteht, wenn vorhandene Ressourcen schnell kombiniert und die Energie auf die wirklich einzigartigen Elemente konzentriert wird.
In diesem Beispiel muss Alex nur eine Frage beantworten: Wie beeinflusst die spezielle Konfiguration dieses Kunden den Onboarding-Plan? Das ist der wirklich einzigartige Teil. Alles andere, die Standard-Playbooks, Trainingspläne und Demo-Skripte, existiert bereits in der Knowledge Map.
Stellen Sie es sich wie einen Kuchen vor: Die Grundschichten sind notwendig, aber erst die Glasur macht jedes Ergebnis einzigartig. Wissensmanagement spart Zeit bei den Grundlagen und schafft Raum für das, was wirklich zählt: die individuelle Anpassung.
Schneller finden: Knowledge Map statt Stichwortsuche
Mit MindMeister lassen sich Wissensressourcen erfassen, teilen und für das gesamte Team zugänglich machen.
Alex navigiert in der Knowledge Map zum Bereich Onboarding-Playbooks. Dort findet er den Standard-Trainingsplan, den Produkt-Walkthrough und eine Sammlung von Session-Vorlagen.
Außerdem entdeckt Alex eine Abteilung mit Team-Profilen und beschließt, das Profil des zuständigen Customer-Success-Managers in den Vorschlag aufzunehmen.
Alex findet eine frühere Angebotsvorlage mit Kundenreferenzen und einer Zeitleiste. Zusätzlich entdeckt er einen ROI-Rechner, den ein:e Kolleg:in vor Monaten hinzugefügt hatte.
Durch das Navigieren der Knowledge Map konnte Alex:
Trainingsmaterialien und Session-Vorlagen in Sekunden finden
Eine passende Angebotsvorlage mit Referenzen entdecken
Die Kontohistorie und Konfigurationsdetails des Kunden lokalisieren
Ein umfassendes, professionelles Angebot in unter 30 Minuten zusammenstellen
Teamwissen ab heute erfassen
Sie wissen jetzt, was eine Wissenslandkarte ist, warum sie wichtig ist und wie sie den Alltag Ihres Teams verbessert. Hier eine kurze Zusammenfassung der Schritte:
Thema der Knowledge Map festlegen.
Erste Ressourcen in der Mindmap identifizieren (auch wenn sie noch nicht existieren).
Wissensressourcen erfassen, sobald sie entstehen.
Ressourcen an die Mindmap anhängen.
Ressourcen an allen relevanten Stellen verlinken.
Verschiedene Wissensdomänen miteinander verbinden.
Wissen ortsunabhängig zugänglich machen.
Am wichtigsten ist die Aufmerksamkeit im Alltag. Denn wir erzeugen ständig Material, das für andere nützlich wäre. Wenn Ihr Team diese Inhalte direkt im Moment der Entstehung festhält und teilt, baut sich das kollektive Wissen fast von selbst auf.
Teamwissen in MindMeister abbilden
